VOXT-nytt

Hvorfor arbeidsmiljøundersøkelser ikke fungerer

Nye produkter i VOXT-butikk, nyheter i VOXT, en casehistorie om utvikling av team og månedens fagløft: Arbeidsmiljøundersøkelser.
 

VOXT-metoden er god når du skal skape ekte endring, og den er også veldig effektiv for læring og deling av kunnskap i organisasjonen. Vår modul for teamutvikling hjelper deg å jobbe som et ekte team.

VOXT lar deg dra nytte av erfaringskunnskapen til folk, og gjør det mulig å dele av den slik at alle blir litt klokere.  

Vi intervjuet 10 organisasjoner om arbeidsmiljøundersøkelser. Det største problemet er at de ikke gir innsikt – bare oversikt.

Kjære VOXT-bruker. Velkommen til månedens nyhetsbrev! 
Riktig god sommer🌞

Eva og Harald

Nyheter i VOXT-butikken

Finn ferdige moduler til inspirasjon og enklere forberedelser

I VOXT-butikken finner du moduler utviklet av VOXT-teamet. Og de er gratis for nedlasting. Modulene kan brukes slik de er, eller du kan med enkle grep tilpasse dem til ditt formål og behov. Dette er nytt:

Teamutvikling

VOXT har mange bruksområder. Vi pleier å si at du kan bruke løsningen i viktige spørsmål der du trenger å involvere ansatte. Teamutvikling er en slik ting. Å jobbe i team kan gi mye glede og energi, og det kan bety trygghet og oversikt som både er produktivt og gevinstskapende. Tilsvarende kan det også oppleves frustrerende og tappe energi når opplevelsen heller er uklarheter og fravær av samarbeid med andre i teamet. 

Selve teamkonseptet kan sees på som et brudd med hierarkiet, fordi den direkte kontrollinjen fra “topp til bunn” rett og slett stoppes ved teamdøra. En vanlig forståelse av team er tre eller flere personer som samarbeider om felles mål. Teammedlemmene er avhengig av hverandre og blir sett på som en enhet av seg selv og eksterne. Høy grad av gjensidig avhengighet mellom teammedlemmene krever imidlertid mye interaksjon, koordinering og felles problemløsning.

Med VOXT kan du enkelt jobbe med teamutvikling. Vi har derfor laget en modul om teamutvikling og den handler om:

• En økt om oss som team
• Hva begynner å bli bra
   
• Hva er viktige utfordringer vi står i

Du finner det i VOXT-butikken 🙂

Andre nyheter fra VOXT

Full kontroll for fasilitator i økta

Alle har nå fått det nye brukergrensesnittet for fasilitator i økt (voxt.me).  Vi får veldig gode tilbakemeldinger.

Alle har nå fått det nye brukergrensesnittet

Men vi fortsetter å forbedre! Vi ønsker å gi trinnene "prioritering" og "dialog" en bedre synlighet slik at det er lettere og mer oversiktlig for fasilitator å styre økta. Dette krever en del omstrukturering i appene, så vi kommer til å jobbe med dette over sommeren. Men som det heter: Den som venter på noe godt, venter ikke forgjeves!

“Vi spiller kamper hele tiden - men trener aldri”

En casehistorie om team og prioritering

For en stund siden ble vi spurt om å hjelpe et team i en organisasjon som slet med å få ting til å fungere skikkelig.

Dette teamet jobber tett med mange andre internt, og har en hverdag preget av høyt tempo, raske omstillinger, små og store oppgaver som må fikses, mye koordinering og mange kjappe beslutninger. De er løsningsorienterte og fikser ting gjerne med “strikk og binders”-metoden. Utenfra ser det ut som om alt går på skinner – de virker både effektive og driftige. Men på innsiden var det en helt annen følelse.

Teamet fortalte at de ikke lenger følte seg som et ordentlig team – mer som en løs gruppe folk. De fikk ikke levert på det nivået de ønsket, og slet med to ting spesielt: stadige kontekstbytter og en kultur der de sa ja til absolutt alt. Det var litt som i barnebøkene om Jakob og Neikob av Kari Stai – der én alltid sier ja, og én alltid sier nei. Forskjellen her? Teamet manglet helt Neikob’er.

De trengte hjelp til å finne balansen. Lære seg å prioritere – og kanskje viktigst av alt - det kan være nyttig å si noe nei også. 

Teamet hadde et sterkt ønske om å jobbe mer «casebasert» – som for dem betydde å jobbe mer sammen, å nå mål sammen der alle bidrar. Mer kontroll over egen arbeidshverdag og å få mer tid og rom til utvikling og læring. Det var ikke det at de ikke visste at de kunne få mer ut av den samlede kompetansen om de jobbet annerledes, men som en av dem sa: «Vi har egentlig aldri jobbet med oss selv som team.» Samarbeid var ikke noe de hadde trent på – oppgavene hadde alltid kommet først, og teamutvikling ble satt på vent. 
 

Organisasjonen bestemte seg for å ta tak i dette. Det var en erkjennelse av at tillit, klare roller og ansvar og tydelige mål måtte trenes og jobbes med. Teamlederen fikk et klart oppdrag: «Fix the basics.» Lag et team som fungerer bedre sammen og jobber mer effektivt. 
 

Målet var å finne ut hvordan de kunne utvikle seg i de rollene de allerede hadde – og legge innsatsen der de faktisk kunne gjøre en forskjell. En viktig del av jobben ble derfor å se på prioriteringer og roller/ansvar. Å endre litt på hvordan de jobber i hverdagen – små, men viktige justeringer. Som å ta praten tidligere og heller spørre: «Hva er egentlig behovet?» før man går rett på å løse problemet.
 

Løsningen ble "å VOXTe" - å jobbe med prioritering og roller/ansvar gjennom prosessløsningen VOXT:  “Hva er vanskelig med prioritering i arbeidshverdagen?”

Effekten etter ei økt var, slik de selv sa det:

• en opplevelse av at teamet har blitt mer strukturert, 
• de var mer tro mot egen arbeidsstruktur 
• at teamet oppleves som lettere til sinns. 

Om du også ønsker å jobbe med prioritering, så finner du modulen Prioritering i arbeidshverdagen i VOXT-butikken. Den kan du bruke slik den er, eller tilpasse den etter behov. 

Produktutvikling, læring og klokskap: Oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelser

Hvorfor er oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelser så vanskelig?

Vi lager nå en løsning som gjør det enkelt å følge opp arbeidsmiljøundersøkelser og drive kontinuerlig forbedring av arbeidsmiljøet. Derfor har vi nå gjort innsiktsintervjuer. Så langt har vi snakket med et ti-talls HR-folk som er ansatt i privat eller offentlig sektor. Her er noe av det vi har funnet: 

Vi trenger innsikt, ikke bare oversikt.

Arbeidsmiljøundersøkelser er egentlig en form for “benchmarking”. De lar oss sammenligne oss selv med tidligere år, kanskje med andre avdelinger internt, og med andre lignende organisasjoner. Undersøkelsen gir en oversikt. Den indikerer hvilke organisatoriske enheter som kan ha et relativt godt arbeidsmiljø og hvilke som kanskje ikke har det.

Så langt, så godt. Men hva kommer deretter? Hvordan skal vi bruke undersøkelsene?

Neste skritt er gjerne å la resultatene sildre nedover gjennom organisasjonen. Resultatene skal tolkes. Det skal lages handlingsplaner med tiltak. Her blir det veldig ofte vanskelig for de som ønsker å gjøre dette skikkelig.

Mens spørreundersøkelser kan avdekke om vi har et problem, så er de mindre egnet til å si oss hva problemet egentlig er. Med andre ord: De gir oversikt, men ikke innsikt. 

For å lage gode tiltak, trenger vi innsikt i:
- Hva er egentlig problemet?
- Hva kan vi gjøre for å løse problemet?

Vi har hørt beskrivelser om det store, fine teppet en del organisasjonen har. Problemene blir feiet under dette teppet. Teppet vokste seg større og større. Trolig vil ikke ledelsen kjenne seg igjen i beskrivelsen. Ansatte gjør det.

Når vi bare jobber med oversikt og ikke innsikt, så blir det gjerne sånn. Ledelsen tror de har forstått og tiltak iverksettes. Men de ansatte har innsikt. De vet at tiltakene bommer og føler at problemene ikke tas på alvor.

I stedet for å identifisere de utfordringene vi har som det er viktigst å gjøre noe med, så blir mange “fanget” av resultatene fra arbeidsmiljøundersøkelsen. Fokuset blir på det som er mest rødt, uavhengig av hva som er “godt nok” på området. Vi bryr oss mest om der hvor vi har dårligst score sammenlignet med andre, uavhengig av om dette er et viktig område for oss. Vi undersøker de spørsmålene undersøkelsen stiller, og ikke det ansatte faktisk vet at er de viktigste utfordringene.Det er rett og slett vanskelig å komme seg til innsikt når man starter i et oversiktsbilde. Resultatet blir da ofte en handlingsplan med overordnede og lite konkrete “tiltak”.

- Stemmer dette med dine erfaringer?
- Hvilke andre problemer har du sett i oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelser?
- Har du sett noen gjøre noe virkningsfullt for å komme seg til reell innsikt og gode, konkrete tiltak?

Vi ønsker gjerne å høre gjerne fra deg:)